Quem nunca deixou algum trabalho para depois? Saber administrar bem o seu tempo é essencial em qualquer profissão. Portanto, queremos compartilhar com você algumas dicas úteis para otimizar seu tempo, aumentar sua produtividade e melhorar o gerenciamento de projetos. Prepare-se para ter mais concentração, organização e realizar todos os itens da sua “to-do list”. Confira agora oito maneiras de melhorar seu desempenho no trabalho.
“Prioritize”
Priorize
Comece seu dia criando uma “to-do list”, ou seja, uma lista de coisas que você deve fazer no dia. Veja o prazo de cada uma delas e depois liste em ordem de prioridade. Dessa forma você começa pelas tarefas que são mais urgentes.
“Plan ahead”
Faça planos
Tenha uma agenda de todos os projetos pelos quais você é responsável e anote os que são regulares. Certifique-se de planejar todos do começo ao fim, dividindo tarefas grandes em partes que sejam possíveis de realizar. E, para cada uma dessas partes, determinar uma data final irá garantir que os projetos grandes se concretizem. Para projetos grandes, não se esqueça de set a budget cost (determinar um custo máximo ou orçamento esperado).
“Organize yourself”
Seja organizado
Uma coisa é certa: pessoas organizadas são mais produtivas. A sua mesa é bagunçada? Tire um tempo para arrumar suas coisas pessoais e estará próximo de ser mais produtivo em sua vida profissional.
“Communicate clearly”
Comunique-se com clareza
Você irá se surpreender ao ver o tempo que economiza ao se comunicar claramente com clientes e colegas do trabalho desde o começo. Certifique-se de que a pessoa com quem você está falando ou para quem está escrevendo ou se apresentando entenda exatamente o que está sendo passado. Faça todas as perguntas necessárias para obter informações precisas e evitar desentendimentos que podem consumir muito mais tempo se fossem evitados. Veja se você conseguiu:
- Define the scope(definir um escopo)
- Establish a timeline (estabelecer um calendário / estabelecer prazos)
- Specify target outcome(especificar os resultados esperados)
“Take a break”
Faça uma pausa
Ninguém consegue trabalhar oito horas seguidas. Sua mente precisa de um descanso. Conversar com algum colega de trabalho ou mesmo tomar um café, ajudam a clarear os pensamentos e voltar a se concentrar fica mais fácil. Ao voltar para a sua mesa, você pode até encontrar a solução para um problema que você não sabia como resolver antes.
“Delegate”
Delegue
Talvez você faça algumas tarefas melhor ou com mais rapidez do que outras pessoas, mas a verdade é que você nunca poderá se responsabilizar por tudo. Tire um tempo para ensinar outras pessoas sobre algum trabalho rotineiro e você verá o quanto de tempo irá economizar. Esse tempo extra irá ajudar você a ter uma visão geral melhor e mesmo assumir novos projetos e desafios.
“Conquer procrastination”
Vença a protelação
Supere a vontade de deixar as coisas para amanhã. Ao invés disso, trabalhe firme em um período curto de tempo e divida alguma tarefa cansativa em partes que você consiga finalizar. Você irá se surpreender com o quanto alcança quando se foca em riscar mais uma tarefa da sua “to-do list”. Mantenha-se motivado dando a você mesmo uma recompensa por suas conquistas.
“Learn and improve”
Aprenda e melhore
Aprender a se tornar mais produtivo no trabalho é um desafio diário. Não é apenas sobre fazer listas infinitas ou manter uma agenda impossível; é sobre evitar maus hábitos, fazer as perguntas corretas e encontrar um jeito de trabalhar que ajude você a alcançar seus objetivos. Esteja aberto a desafios, comemore seu sucesso e lembre que o equilíbrio entra a vida pessoal e a profissional é essencial.